【社内プレゼンのコツ】準備がツライあなたへプレゼン設計の「型」

みなさん、こんばんは！「人生のOSアップデートラジオ」の時間です。パーソナリティの青木美穂です。

ですよね〜。実は先週、役員向けの社内プレゼンがあって、資料を作りながら「そもそもこれ、何を伝えたいんだっけ？」って自分でも分からなくなってきちゃって…。

ですよね？で、そんなときにちょうど読んだのがこの一冊──『ニワトリをどう洗うか？』っていう、プレゼン本らしからぬタイトルの本だったんです。

そこから説明しますね（笑）。実はこの本、プレゼン設計の話を「ニワトリの品評会に出すとき、どう洗うか」という体験談になぞらえて語っているんですよ。で、これがめちゃくちゃ示唆に富んでて！

まさに！著者は「ニワトリを洗うのは難しい仕事ではありません」と言っていて、これはプレゼンも同じだと。つまり、プレゼンは特別な才能や秘密の技が必要なものじゃないんだ、というメッセージを伝えているのかな、と私は解釈しました。

そうなんです！今日のテーマは、この本を深掘りしながら、プレゼンや伝える力、そしてそこで大切な「相手視点」について考えてみたいと思います。

それでは、順番に掘り下げていきましょう！

さて、最初のテーマは「プレゼンは本当に必要なのか？」です。そもそも、プレゼンって準備が大変ですよね。この本にも、多くの人が会議に出てプレゼンを聞くことを嫌っていて、ひどい時間の無駄と思っていると書かれています。

そうですよね。「パワーポイント死 (Death by PowerPoint)」なんて言葉もあるくらいですもんね。
でも、著者は「実際には多くの場合、問題はプレゼンそのものやパワーポイントにあるのではない」と言っています。

それは、「もっと根本的に、そもそもプレゼンする必要などなかったということなのだ」と。
さしたる重要性や関連性のない情報を次々に示すのは、人を眠らせる簡単な方法の一つだと手厳しいです。

はい、この本にはその見極め方が書いてあります。
プレゼンをするべき時は、主に「判断を仰ぐ必要がある時」「支援が必要な時」「他の人たちに状況を理解してもらう必要がある時」、そして「上司から求められた時」です。
上司に求められたら、たとえ提案内容がはっきりしていなくても、やむを得ずプレゼンすることもあると。
上司は組織全体の状況を理解しているかもしれないから信頼するしかない、と書かれていました。

（岩田の言葉を聞きながら）
うーん、たしかに。たぶん、上司としては、私たちには見えていない会社全体のリスクとか、目標達成に必要な情報共有だと判断してプレゼンを求めるのかもしれませんね。

ただ、本来は「他の人たちの時間を無駄にしない」 というのが大前提で、そのためには「このプレゼンは本当にする必要があるのか」と自問することが大事だと。必要性が十分でないなら見送るべきだと。

それには、プレゼンの「目的を明確にする」ことだそうです。『不思議の国のアリス』でアリスがチェシャ猫に「ここからどっちに行けばいいの？」と尋ねたら、猫は「それはどこへ行きたいのかによるね」と答えたという話が引用されています。つまり、目的がはっきりしなければ、プレゼンはうまくいかないと。

そうなんです。「自分が何を言おうとしているかわかっていないと、話が長くなってしまう。
言おうとしていることがわかっていれば簡潔になる」という言葉も紹介されていました。

あ、岩田さん！まさか…！

確かにそうですね。！ プレゼンは単なる情報伝達ではなくて、聞き手の行動を変えたり、支持を得たり、モチベーションを高めたりすることにつながるって本にもありましたけど、そのためには目的が一番大事なんですね。

（少しドキドキした声で）ふぅ…、突然でしたね。
でも、トド様の言う通り、目的を明確にするって本当に重要ですね。

本当に伝えたいことは何か、このプレゼンでどうしたいのか、という目的の明確化が最初の一歩だと痛感しました。

ところで岩田さん、プレゼンの準備を始めるときって、最初にスライド作りでパワーポイントを開いちゃいません？

わかります〜。で、この本では、そんな風に「情報を並べることが目的化してしまう」のがプレゼンの落とし穴だって指摘してるんです。

そうなんです。ここで最初のテクニックが、「まず話してみる」。なんです。

そう。書く前に誰かに話すことで、自分の考えの整理ができるんです。論点の飛躍とか、論理の穴とかも気づける。

そうですね、同僚にいつも通りに会話するイメージが一番シンプルな検証手段かもしれないですね。この本では、その会話を録音して聞き返すのもオススメしていたんです。

で、次のテクニックが「ストーリーボードを描く」ですね！ これ、実際に私も使ってみたんですけど…。

それが、めちゃくちゃ良かったんです！テンプレートに沿って「導入」「課題」「理想」「解決策」「実行」「まとめ」ってマスが分かれていて、そこに「このページで何を伝える？」「聞き手はどう感じる？」って書き込んでいくと、頭の中がスーッと整理されていく感じがして！

そのとおりです。まさにプレゼンの設計図。話すべき要点が見えるし、流れの違和感も発見できる。あと、ページごとに「次のページへのつながり」まで意識できるのがポイント高かったんです！

そうですね！私がつくった「プレゼンストーリーボードPDF」、ぜひリスナーの皆さんにも活用してもらえると嬉しいです。

はい！プレゼンに限らず、上司への提案、会議資料、勉強会の発表…きっといろんな場面で使えると思います。

最後のテーマは、「相手視点で組み立てるプレゼンとは」です。
目的を明確にして、スキルとしてプレゼン能力を高めようと思ったら、次は「誰にどう伝えるか」ですよね。

この本では、プレゼンを「マーケティングの作業」だと捉えています。つまり、相手を明確に意識することが重要だと。

そうです！「相手の好みを知る」、「相手の優先事項を理解する」、「相手の受け止め方を考える」 といったことが挙げられています。会議の人数は？読むタイプか聞くタイプか？相手が信頼しているのは誰か？相手の考え方は？このテーマはどれだけ重要か？相手が目指しているものは？すでに意見をもっている相手か？ こういうことを徹底的に考えるべきだと。

事前の「売り込み」も大事だと書かれています。会議の前に、主要な聞き手にプレゼンの内容を説明しておいて、相手の考え方を知っておくんです。そうすることで、相手の立ち位置や反対意見を見極めたり、アイデアを得たり、敬意を示したりできると。

そうです！他には、会場のセッティングもすごく重要だと。部屋の広さ、早めに会場に入って機材を確認したり、自分のスペースを確保したり、プロジェクターの光をさえぎらない位置に立ったり、照明を調整したり…細かいことに思えるけど、すごく重要だと。

はい、そうです。そして、プレゼン中も「空気を読む」、つまり聞き手の反応を読み取ることが大切だと。
うなずいているか、顔が険しいか。誰かが首を傾げていたら、理解できていないかもしれないってすぐに気づけるように。

そういう時は、「専門用語はかみ砕いて、具体的な現場に例える」 ことが大事ですね。

ト、トド様…！？Slackで降臨してきた…！

あぁ…ログアウトも爆速ですね…。でも言ってること、ほんと的を射てますね。

本当ですね。単に相手の役職とか立場とかだけじゃなくて、その人の好みとか、その時の状況とか、すごく色々な要素を考慮しないといけないんですね。自分のこれまでのプレゼンが、いかに自分本位だったか… 改めて問い直す時間 になりました。

はい。
リスナーのみなさんも、日々の業務で関係部署や上司、後輩 に何かを伝える時に、「この人は何を一番知りたがってるんだろう？」「どういう伝え方が一番伝わるんだろう？」 と、少し立ち止まって考えてみる きっかけになったら嬉しいです。

さて、そろそろお開きの時間です。
今回は「ニワトリをどう洗うか？」というユニークなタイトルから、プレゼンの必要性、伝える力、そして相手視点について深掘りしてきました。

私もPMとして、技術力だけじゃなくて、チームや関係者とのコミュニケーション を円滑に進めるためにも、伝える力を磨くことは避けて通れないなと改めて思いました。

はい！ぜひ！

もしかしたら、あなたの中に眠っていた「伝える力」という可能性 に気づいたり、もっとラクに、効果的に伝えられるヒント が見つかるかもしれません。私たちはみんな、より良い「伝える」というOSにアップデートできるはずです。ぜひ、一緒に探していきましょう。

青木美穂でした！

お楽しみに！