【社内プレゼンのコツ】上司の心に刺さる構成でライバルに差をつけよう!

【社内プレゼン】資料の例とは?悩むあなたへの構成のコツ
疑問や悩み

社内プレゼンをするには、まずは何から始めればいいのだろう

社内プレゼンの資料の構成にコツってあるの?

社内プレゼンの資料の例はどんな感じがいいの?

こういった疑問に答えます。

この記事の内容

  •  プレゼンのストーリー構成の組み立て方
  •  資料作成よりも重視してやること
  •  社内プレゼン準備で参考になる書籍紹介

この記事を書いている私は、社内プレゼンは「俺のアイディア、聞いてください!」と伝えるステージだと思っていました。

しかし、いくつかの書籍に出会い、それがとんでもない勘違いだったことに気づいたのです。

今回は、自己満足なプレゼンをしていた過去の自分に向けて「社内プレゼンのコツ」をまとめていきます。

まずプレゼン構成を設計しよう

よくある失敗が、「さあ、プレゼン準備だ!」というときに、いきなり「パワーポイント(パワポ)」を起動してしまうことです。

プレゼン資料を準備するのって、孤独ですよね。焦る気持ちもわかりますが、いったん「パワポ」は閉じましょう。

いきなり資料を作り始めると、高い確率で手戻りが発生し「あなたが残業するハメに」なります。経験者の私が断言しますw

最初は「マインドマップ」で社内プレゼンに必要な「4つの項目」を整理しましょう。

\社内プレゼンで必要な項目/
  1. なぜ、この企画が必要なのか?
  2. どういう提案か?
  3. どのように実現するのか?
  4. 何をお願いするのか?
プレゼン準備のマインドマップ例
プレゼン準備のマインドマップ例

この4つの見出しに関して、あなたの企画をドンドン書き込んでいきましょう。

マインドマップの作成ツールは、無料で使える多機能な「XMind」をおすすめします。
無料で使えるマインドマップソフト「XMind」

できる事なら、このマインドマップの段階で「プレゼンの依頼者」に見てもらうことをおすすめします。

第三者の目線を取り入れることで、早い段階の軌道修正ができるようになります。

社内プレゼンのルール

あなたは、上司から「この前のアイディア、役員の前で説明してくれるかな。簡単に5分くらいの資料でいいからね。

そんな一言から資料作りが始まったのではないでしょうか?

よし、5分間でアイディアを伝えよう!思うと黄色信号です。

なぜなら、社内プレゼンでは「アイディアを紹介する」だけでがゴールではありません。「決裁者に何をして欲しいのか」まで伝える必要があるからです。

社内プレゼンの暗黙ルールとして、次の点を押さえておきましょう。

\社内プレゼンのルール/
  • 「聞き手のメリット」は何かを伝える
  • 決裁者に「何をして欲しいのか」を伝える
  • 3分で説明できるように情報をギュッと凝縮する
  • 質疑応答用に補足資料(アペンディックス)を準備する

決裁者の「心」と対話しよう

マインドマップで情報が整理出来たら、ストーリーの組み立てに取り掛かります。

社内プレゼンのストーリーを組み立てるコツは、決裁者の「心境の5ステップ」を知っておくことです。

\決裁者の心の変化/
  1. その企画、聞く価値あるんだろうね。
  2. ほう…、じゃあ、聞いてみようか。
  3. どうやって実現するの?
  4. 会社に(私に)メリットあるの?
  5. 会社に(私に)何してほしいの?

それでは、1つずつ掘り下げていきます。

聞く価値あるんだろうね。

ここで残念な前提をお話しします。
それは、あなたのステージを楽しみにしている聞き手はいないということです。

この前置きを受け入れたうえで、社内プレゼンでのあなたのゴールは「決裁者に強い欲求を起こさせ、行動させること」です。

いかがでしょうか?ワクワクしてきませんか?

ワクワクだと・・・?しませんね。

ま…まずはこのゴール達成のために、冒頭の「つかみ」の部分に神経を集中させましょう。

最初にやることは、聞き手に「プレゼンを聴く目的」をハッキリさせることです。

聞く価値を伝える”つかみ”の例
「社長、今日私は○○を○○にする話を持ってきました!」

最初のセリフを聞いた瞬間に、決裁者が「これは自分に関係ある話だな」と興味を思ってもらえるかが、成功のカギになってきます。

ほほう…。それは興味深い話ですね。

そのために、「どうしたら決裁者の共感を得られるか」を調査しましょう。

しかしながら「相手の要望を知る」と言っても、直接話す機会など無いかもしれません。

そこで、決裁者の視点に変えるアイディアとして、2つの切り口を用意しました。決裁者が食いつきそうなプレゼンの切り口を探しましょう。

「As-is」と「To-be」から探る

会社や部門の経営計画からヒントを得る方法です。会社のあるべき姿に対して、現状はどうなのか、状況や課題を分析してみましょう。

・As-Is = 現在の姿
・To-Be = 理想の姿

理想と現実のギャップを埋めるために、何が原因でどのような対策が必要かを書き出していきます。
現在の状況を把握するためには、次のようなフレームワークが活用されています。

・3C分析・・・顧客・競合・自社の分析
・SWOT分・・・自社にとっての「強み・弱み、機会・脅威」

バランススコアカードの4つの視点から探る

聞き手に対して、この企画がいかに重要なのか、早く手を打たないとどうなるのかの問題意識を持たせましょう。

現場の目線だからこそ、気づけるポイントがあるのです。

\バランススコアカードの切り口/
  • 財務の視点(売上・原価)
  • 顧客の視点(リピート率、評判、顧客アンケート)
  • 業務プロセスの視点(残業時間、従業員1人当たりの売上)
  • 学習と成長の視点(情報共有・技術力アップ)

じゃあ、聞いてみようか。

決裁者が話を聞く準備はできましたでしょうか?
ここで、いよいよあなたの企画の説明です。

提案をする上で重要なコツは「論理的な説明」であることです。

論理的とは、難しくとらえることはありません。「あなたの提案に理由を付けましょう」ということです。

「論(主張や提案)」+「理(理由・根拠)」のセットで説明しましょう。

例としてはこんなイメージです。

論理的な説明の例
私は、〇〇〇をすることを提案します。なぜ、この忙しい時期に〇〇〇をするのでしょう?

その理由は3つあります。1つ目は、□が△になるからです。2つ目は・・・
なので、○○○を実施するのです。

その効果として、・・・になることが見込めます。

プレゼンに説得力を持たせるために、客観的な数値・研究論文・調査結果を用いるのが効果的です。

その時にやってしまいがちなのは「ネットで拾ったグラフ画像をそのまま利用する」ことです。これだと、重要な情報が小さくなったり、ゴチャついた資料になったりしてしまいます。

面倒ですが、決裁者がぱっと見てわかるように、シンプルなグラフ資料に作りましょう。

「伝わるグラフ」のコツは、下記のサイトが参考になります。特に「右脳」と「左脳」を考えたレイアウトづくり。これを使わない手は無いです。

(外部サイト)ソフトバンクでも活用の「社内プレゼン術」(2)「10秒でわかる」グラフ作成テクニック10連発!

それって会社(決裁者)にメリットあるの?

その企画を実現することで、決裁者にどのようなメリットがあるのかを応える場面です。

このメリットが伝わらないと、

まあ、それは分かるんだけどねぇ。

で終わってしまいます。

決裁者のメリットは、次の視点を取り入れるのがコツです。

メリットの視点
  •  会社にどれだけの利益が出るか
  •  会社の経営理念に沿っているか

マインドマップの段階で、この企画を実現することで得られる「決裁者のメリット」をできるだけたくさん書き出しましょう。

そして、その中から訴求力が高い「上位3つ」を伝えるのです。

メリットの伝え方の例
この企画を達成することで、○○のメリットが3つあります。1つ目は・・・

具体的な数字を交えながら、決裁者にくっきりとメリットをイメージしてもらうことがコツです。

どうやって実現するの?

素晴らしいアイディアでも実現の可能性が低いと絵に描いた餅になってしまいます。

決裁者がイメージしやすいように具体的な数値を交えて説明しましょう。

それって、本当にできるの?

この場面では、具体的な実行方法を説明します。

実現可能性を伝えるキーワード
ターゲット / スケジュール / 資金 / 人員 / 目標 / ゴール

実現可能性を説明するコツは、「決裁者の疑問を先回りして答える」ことです。

静かに聞いているようでも、内心では「おいおい、それって大丈夫?」というポイントはあるものです。

そこに先回りして答えることで、決裁者に安心を与えていきましょう。

実現方法の伝え方の例
「とはいえ、○○はどうするのか、という不安もあると思います。そこで、事前に□□して対策を講じます。」

プレゼン時間も限られています。すべての疑問をシナリオに組み込むことは現実的ではありません。

プレゼン資料の巻末資料を用意しておき、質問に備えましょう。

会社に何してほしいの?

決裁者に起こしてほしい行動を伝える部分です。ここが伝わらないと

いい話でした。おつかれさま。

の一言で終わってしまいます。

プレゼンを聞いた後に、決裁者が何をすればいいのかを具体的に伝えましょう。

会社に何をして欲しいのかを伝える
  •  基本的な方向性に合意して欲しい
  •  人員を確保してほしい
  •  予算を出してほしい

プレゼンのゴールを欲張りすぎない

あなたの企画は、たった5分のプレゼンを聞いただけで「わかりました、承認します」となるでしょうか?

「承認を得る」よりも「これから話を進める事に基本合意を得る」レベルのほうが現実的な場合もあります。

企画の規模に応じて「あなたのプレゼンのゴール」を設定しましょう。

資料作成よりも重視してやること

参加型のプレゼンで聞き手を巻き込む

プレゼン後にまとめて質問を受け付けるのではなく、発表中に質問を受け入れる場面を作りましょう。

なぜなら、参加型のプレゼンにすることで、「一緒に課題に向き合う雰囲気」を作れるからです。

「おいおい、そんなこと言ったら質問だらけでプレゼンできなくなるよ!」と心配ではありませんか?

確かにスライドごとに質問に答えてばかりいると、時間がいくらあっても足りません。

おすすめは、話題が切り替わるポイントで「ここまで、よろしいでしょうか?」と、ひと呼吸入れる場面を作ることです。

質問が出るのは、「あなたの提案をもっと知りたいから」です。1つずつ腹に落ちて聞けることで、その後の説明にも耳を傾けてもらえるでしょう。

一方的に話して「質問があれば最後に」の形式は、あなたにとっては練習しやすいと思います。
しかし、あなたと聞き手との間に「心の距離」ができていることに、最後まで気づけないのです。

想像してみてください。あなたの説明が終わった後に、「質問なし・無表情・無反応」の役員室。ぞっとしませんか?

興味ないプレゼンを聞かされている役員
興味ないプレゼンを聞かされている役員

こういったプレゼンにならないように、一か所でもいいので「参加型のプレゼン」を演出してみましょう。

スマホ録画で自分をチェック

自分のリハーサルの様子をスマホなどで「録画」することをおすすめします。

撮影した動画から得られる気づきは、声の速度や間の取り方だけではありません。あなたの目線、表情やゼスチャーも客観的にチェックすることができます。

事前にプレゼンを録画すると、客観的な気づきが得られる
事前にプレゼンを録画すると、客観的な気づきが得られる

例えば、身振りを加えて「右肩上がりです」なんて仕草をしたときに、相手から見ると「右肩下がり」になっている事に気づくのです。

最短バージョンも用意しておく

本番では前のプレゼンターの発表が長引いてしまい、あなたの持ち時間が「1分しかない」ということもあるかもしれません。

仮に1分になった場合でもすぐ対処できるように30秒~1分の「要約バージョン」も用意しておくことをおすすめします。

プレゼン準備で参考になる書籍紹介

ここからは、社内プレゼンの準備で活躍する書籍を紹介します。書店を探してもなかなか見当たらないかもしれません。

オススメは「図書館で探す」です。今週末にでも出かけてみてください。きっと今のあなたに役立つ1冊が見つかるでしょう。

人を動かす

言わずと知れたビジネス書。社会人になりたての頃に上司に勧められた方も多いのではないでしょうか?

この原書が発行されたのは、なんと1936年なのです。社会人デビューしたばかりだと、まるで「教科書」を読んでいるかのように眠くなった方もいるのではないでしょうか?

どれも当たり前のことじゃないか。」と・・・。

しかし、社会人を何年か経験して読み返すと、まるで印象が変わる本です。

自分の体験を通して「著者が言っていたことはこれなのか」と改めて気づかされるのです。

やっぱり「時代のフィルター」をくぐり抜けても書店に並ぶ書籍は、それだけ価値があるのです。

この本は、プレゼンだけではなく、生活のあらゆる面で支えになってくれるでしょう。

話しベタさんでも伝わるプレゼン

あなたは、「人前に出ると緊張して上手にプレゼンできない」と不安を抱えていませんか?

そんなあなたにオススメな一冊です。

資料の作り方のコツ、本番の話し方から質疑応答の準備まで、プレゼン初心者にはありがたいほどの範囲を網羅している書籍です。

社内プレゼンの資料作成術

社内プレゼンの資料作成に特化した書籍です。

著者は、ソフトバンク在籍中に孫社長のもとでプレゼン術を磨いた立場から、冒頭で次のように主張しています。「社内プレゼンは資料で9割決まる

なぜなら、TEDなどの感情で揺さぶるプレゼンとは違い、社内プレゼンの対象は「決済者」だから。

感情よりも優先されるのは「論理的であるかどうか」という点です。

そのために必要な相手に伝わるプレゼン資料の作り方を丁寧に教えてくれます。

プレゼン資料のデザイン図鑑

あなたは「どんなプレゼン資料を作ったらいいのか、誰かヒントを教えて!」とお困りではありませんか?

そんなあなたにぴったりな「伝わる資料の例」が300ページ以上も紹介されている図鑑です。Amazonの商品ページに「試し読み」があるので、チェックしてみてください。

どうせ、自分にはマネのできない「プロのかっこいいデザイン」なんでしょ?と思うかもしれません。

そこが違うのです。この書籍の例を見ると「これなら自分でも作れそう!」と感じるのではないでしょうか?

この図鑑のいいところは2つ

「プレゼン資料のデザイン図鑑」のいいところ
  •  「社内プレゼン」と「社外プレゼン」の資料の違いがわかる
  •  「修正前」と「修正後」が見開きで紹介されていて改善ポイントが分かりやすい

テキストのサイズや色、無料の画像素材を工夫するだけでも、見違える資料になることを気づかせてくれます。

まとめ

いかがでしたでしょうか?
プレゼンは「聞き手へのプレゼント」とも言われます。

自己中心な「アイディア自慢」にならないように、
まず相手に関心をもって「あの人は何を欲しているのだろうか?」と想像してみましょう。

プレゼン本番で、あなたの企画が採用されることを願っています。

それではまた!